www.lang-koff.com
Contact person : คุณนุ้ยสิตา และ คุณมนัส
Email : nuisita@gmail.com, manatsito@gmil.com
Skype : nuisita, manatsito
MSN : nuisita@windowslive.com, mrlang-coff@hotmail.com
Tel : 038-241878, 080-6350351, 083-7691360
IT IS WHERE YOU CAN FIND SUCCESS...!!!!!
   
การเขียน Email เป็นภาษาอังกฤษ
Email โดยปกติมักเขียนปนกันระหว่างการเขียนอย่างเป็นทางการ( Formal )ที่มักใช้จดหมาย และไม่เป็นทางการ (Informal) Email ส่วนใหญ่จะเป็นการเขียนที่อยู่ในรูปแบบกลางๆ(Neutral) หรือไม่เป็นทางการ (Informal) แต่ทั้งนี้ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับผู้รับด้วยว่าเป็นใคร ถ้าเป็นระดับผู้ใหญ่ เนื้อหาที่เขียน ก็ต้องเป็นทางการ
  โครงสร้างของการเขียน Email ประกอบด้วย
1.ชื่อเรื่อง ( Subject)
2.คำทักทาย /ชื่อผู้ที่เขียนถึง (Name)
3.เนื้อหา
4.สรุปก่อนจบ (Final comment)
5.การลงท้าย (Close)
6.ลงชื่อผู้ส่ง
1.ชื่อเรื่อง( Subject)
หลักในการเขียน ถ้าเป็น Subject ใหม่ – ตั้งเป็นวลี หรือ ประโยคสั้นๆ เกี่ยวข้องกับเนื้อหาที่เรา
ต้องการสื่อ เช่น
  - Request for …
- Meeting on date …
- Seminar on ….
- Dinner Talk by Mr. P. Brown
- Good to Learn

Subject กรณีตอบเรื่องที่เขาเขียนมา
- Re : ชื่อเรื่องเดิม

2. คำทักทาย
Formal หรือ เป็นกลางๆ : มักขึ้นต้นคล้ายเรียน ใช้ Dear ตามด้วย Mr.,Mrs.,Ms +ชื่อคน เช่น Dear Mr. Sun , Dear K.Naree ถ้าไม่รู้จักชื่อใช้ Dear Sir /Madam, ถ้าส่งถึงหลายคนพร้อมกัน ก็ใช้ Dear All, Dear Colleague, Informal : คล้ายกล่าวสวัสดี ใช้ Hi / Hello ต่อด้วยชื่อหรือไม่ก็ได้ หรือใช้ Dearต่อด้วยชื่อก็ได้ เช่น Dear Mary, หรือจะใส่ชื่อไปเฉยๆเลยก็ได้ เช่น Mary,
  กรณี คนไทย มักนิยมใช้คำนำหน้าชื่อว่า
- คุณ ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Khun , K. เช่น Khun Malee,
- พี่ ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Pi ,P., P’, P` เช่น P’Ming,
- น้อง ใช้คำนำหน้าชื่อหรือตัวย่อว่า Nong , N.,N’, N` เช่น N’Tong
3. เนื้อหา
• การเขียนครั้งแรกควรมีการแนะนำตัวเอง ถ้าอีกฝ่ายยังไม่รู้จักเรา
• การอ้างเหตุผลที่ที่เขียนมา เช่น
  - I am writing in connection with ….
- I am writing with regard to …..
- I’m writing about ….
- Your name was given to me by …
- I got your name from ..
- We would like to point out that ..
- Please note that ….
• การอ้างถึงเรื่องที่เขาเขียนมา เช่น
  - Please refer to your email regarding +ชื่อเรื่อง
- Regarding หรือ Concerning (เกี่ยวกับ) + ชื่อเรื่อง
- Thank you for your email of….
- Re your email …….
- I apologize for not getting in contact with you before now. -กรณีตอบช้า
- Sorry for late reply – กรณีตอบช้า
• การแนบเรื่อง/ส่งfile (Attachment) เช่น
  -Please find the attachment.
-Please find the attachment herewith.- ความหมายคล้าย “ตามเรื่อง/เอกสาร แนบพร้อมนี้”
-I am pleased to attach herewith the annual report for….
-Please kindly find out attached file of…..
-Please find attached report.
-Please see attached file.
-I’ve attached….
-I’m sending you …. as a pdf file.
-Here is the …. you wanted.
-See attached.
• การขอข้อมูล (Asking for information) เช่น
  - Could you give me some information about…
- I would like to know …
- I’d be grateful if you could ...
- Could you please send me…
- Could you please hand/ forward me…
- Please send me ….
- I’d appreciate your help on this.
• การให้/แจ้งข้อมูล เช่น
  - I’m writing to let you know that ….
- I would like to inform you that …
- Just a note to say …
- Please be informed that ….
-I am delighted to tell you that ….
-We regret to inform you that …-กรณีบอกข่าวไม่ดี/ปฏิเสธ
4.สรุปก่อนจบ (Final comment)
  - I am looking forward to seeing you in the near future.
- I will prepare it accordingly.-กรณีบอกว่าจะเตรียมการตามที่เขาขอหรือที่สัญญากันไว้
- Thank you for your cooperation.
-Thank you for your kind assistance.
- Thank you for your help.
- Please do not hesitate to contact us again if you require any further information.
- Please feel free to contact me.
-Talk to you soon.
- I’ve got to end it now.
- I have to go.
- Got to go now.
- Keep in touch.
- Have a nice weekend.
- See you later.
- See you soon.
- Bye for now.
5.การลงท้าย (Close)
- Regards,
- Best regards,
- With best regards,
- With kind regards,
- Warm regards,
- Warmest regards,
- Thanks and Regards,
- Yours sincerely,
- With love,
- All the best,
- Bye,
- Ta Ta, (หมายถึง Bye Bye – คนอังกฤษใช้)
6.การลงชื่อ
  ลงชื่อมี/ไม่มีนามสกุล
ถ้าเป็นทางการ และต้องการให้เขาทราบรายละเอียดเกี่ยวกับตัวเรา จะใส่ชื่อ ตำแหน่ง ที่อยู่ โดยพิมพ์ชิดด้านซ้ายท้ายการลงชื่อ เช่น
Ratri Srinuan
Plant Manager
Tel: +66 2456789
Fax: +66 2456789
email :dano@gmail.com
http://www.danoplant.com
เกร็ดเล็กๆน้อยๆ

คำย่อที่นิยมใช้
ASAP = As Soon as Possible
AAMOF = As a Matter of Fact
BBL = Be Back Later
B4 = Before
CU = See You
EZ = Easy
2U2 = To You Too
GF = Girl friend
BF = Boy friend
P.S. = Post script
LTNS = Long Time no See
JIC = Just in case
Thks & Rgrds = Thanks and Regards
asap = as soon as possible
cc = carbon copy (when you send a copy of a letter to more than one person, you use this abbreviation to let them know)
enc. = enclosure (when you include other papers with your letter)
pp = per procurationem (A Latin phrase meaning that you are signing the letter on somebody else's behalf; if they are not there to sign it themselves, etc)
ps = postscript (when you want to add something after you've finished and signed it)
pto (informal) = please turn over (to make sure that the other person knows the letter continues on the other side of the page)
RSVP = please reply
คำศัพท์ สำหรับผู้ใช้งานอีเม
สำหรับผู้เรียนรู้การใช้งานอีเมลโดยเฉพาะ

เืพื่อให้่ง่าย และรวดเร็วในการเรียนรู้การใช้งานอีเมล ไอที-ไกด์ ดอทคอม จึงไ้ด้รวบรวมคำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับอีเมล มาให้เพื่อนๆ ได้ทำการความเข้าใจก่อนล่วงหน้า ทั้งนี้ เวเลาไปเจอคำศัพท์แปลกๆ ที่ไหน จะได้เข้าใจความหมายได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

คำศัพท์ เกี่ยวกับอีเมล์

Archive
คำสั่งหรือที่อยู่สำหรับการเก็บสำรองข้อมูล (Backup)
Attached File
การส่งไฟล์แนบไปกับอีเมล
Inbox
ที่อยู่ที่เก็บเมลที่มีคนอื่นส่งเข้ามา
BCC: Blind Carbon Copy
หมายถึงการส่งสำเนาเมลของเรา ไปให้บุคคลอื่นๆ ด้วย โดยคนที่ได้รับเมลอื่นๆ จะไม่ทราบ
CC: Carboy Copy
หมายถึงการส่งสำเนาเมลของเรา ไปให้บุคคลอื่นๆ ด้วย
Compose
การเรียกใช้คำสั่งในการสร้างเมลเพื่อการจัดส่ง มีความหมายเดียวกับ New Mail
Deleted Items
ที่อยู่ที่เก็บเมลที่ถูกลบไว้ สามารถกู้เมลกลับคืนได้จากโฟลเดอร์นี้
Draft
ทีอยู่ที่เก็บเมลที่เรากำลังเขียน หรืออาจเขียนยังไม่เสร็จ
Email Account / Email Address
หมายถึงชื่อที่อยู่อีเมลของเรา ตัวอย่างเช่น info@it-guides.com เป็นต้น เพื่อเป็นการระบุตัวตนของเรา
Forward
การส่งเมลที่ได้รับจากคนหนึ่ง ไปยังอีกคนหนึ่ง
Outlook Express
โปรแกรมสำหรับรับส่งเมลในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเรา โปรแกรมนี้จะมาพร้อมกับ Windows สำหรับเวอร์ชั่นใหม่ ได้ถูกเปลี่ยนเป็น Microsoft Mail แทน
Microsoft Outlook ก็เป็นอีกหนึ่งโปรแกรมสำหรับรับส่งเมล จาก Microsoft แต่เป็นเวอร์ชั่นที่สูงกว่า Outlook Exress, Microsoft Mail และเป็นโปรแกรมที่ต้องซื้อเพิ่มเติมด้วย
POP3: Post Office Protocol version 3
มาตราฐานอย่างหนึ่งในการรับส่งเมล์
Reply All
การตอบกลับเมลที่ได้รับ ไปยังทุกๆ คนที่มีรายชื่ออีเมลในเมลฉบับนั้น ทั้งในช่อง To และ ช่อง CC (ส่วนบนของในเมลที่เราเขียนขึ้นมา)
Reply
การตอบกลับเมลที่ได้รับ ไปยังผู้ส่งถึงเราเท่านั้น
New Mail
การเขียนเมล์ฉบับใหม่ มีความหมายเดียวกับ Compose
Out of Office
คำสั่งในการกำหนดรายละเอียดว่า เราไม่ได้อยู่ในสำนักงาน เวลามีใครส่งเมลถึงเรา จะได้รับตอบกลับเมลแบบอัตโนมัติ
Outbox
ที่อยู่ที่เก็บเมลที่เรากำลังส่งออกไป (กำลังส่ง)
Send/Receive
คำสั่งในการส่งเมลออก และตรวจสอบเมล์ใหม่เข้ามาในขณะเดียวกัน
Send items
ที่อยู่ที่เก็บเมลที่เราได้จัดส่งออกไปแล้ว
Web Mail
หมายถึงการเช็คอีเมลผ่านทางเว็บไซต์โดยตรง
Last Updated (Monday, 14 December 2009 15:07)

สัญลักษณ์

ใช้ประกอบการจบท้าย กรณีเขียนไม่เป็นทางการ
^_^ หรือ : ) หมายถึง ยิ้ม
> <” หรือ : ( หมายถึง เสียใจ
ตัวอย่าง
Subject : Meeting on Monday.
Dear All,
Pleased be informed that we will have a monthly meeting on Monday, September 17th, from 02:00-04:00 p.m. at Conference room. The subject discussed will be about our new organizational structure.
Please make yourself available to attend the meeting.
Regards,
Ratri.
 
ตัวอย่างการใช้อีเมลล์ในการทำงานในบริษัท
 
เรายังมีตัวอย่างในการส่งและรับ หรือ การตอบโต้กันระหว่างบุคคล 2 คน ในงาน
นี่คือเหตุการณ์ของ 2 บริษัทซึ่งกำลังทำธุรกิจร่วมกัน บริษัทหนึ่งเป็นลูกค้า และอีกบริษัทเป็นผู้ขายให้ ทั้งสองได้ตกลงซื้อขายและผลิตสินค้าให้แก่กัน หลังจากนั้นได้มีการติดต่อกันผ่านทางอีเมลล์เกี่ยวกับการซื้อขาย การร้องเรียน แจ้งข่าวสาร ประชุม และอื่นๆ ดังนี้
1-จดหมายยืนยันหรือย้ำเตือนความจำในการสั่งซื้อสินค้า(Reminding or comfirming letter)
Dear K.Thakkie

Good morning K.Thakkie. How are you?

According to our last meeting on 13 May 2010, I would like to remind you one more time about our first delivery as follows
1. Part name : Side door A/C, Quantity ordered is 3,000 pcs and
2. Part name : Bumper A/C, Quantity ordered is 3,000 pcs
All these parts name will be delivered to us on 20 May 2010.

I would like to confirm with you if this is our same understanding and we are looking forward to hearing from you.

Best regards

Abbie Goda
Managing Director
11/63 Moo4 T.Banlamung A.Banlamung Chonburi
Tel : 038 234567
Fax : 038 234567
Email : abbie@kkt.com
http://www.kkt.com

ความหมาย
เรียนคุณ Thakkie
สวัสดีตอนเช้าครับคุณ Thakkie สบายดีไหมครับ
ตามที่เราได้ประชุมกันครั้งสุดท้ายเมื่อวันที่ 13 พฤษภาคม 2010 ผมอยากจะขอย้ำอีกครั้งเกี่ยวกับการส่งมอบสินค้าครั้งแรกที่จะมีขึ้นเร็วนี้ดังรายละเอียดต่อไปนี้
1. Part name : Side door A/C, จำนวน 3000 ชิ้น และ
2. Part name : Bumper A/C, จำนวน 3,000 ชิ้น
ซี่งทั้งหมดนี้จะส่งถึงมือเราในวันที่ 20 พฤษภาคม 2010 นี้
ผมอยากจะขอยืนยันกับคุณอักครั้งเกี่ยวกับสิ้นค้าและจำนวนที่จะส่งมอบนี้ตรงตามที่เราเข้าใจหรือไม่

ด้วยความนับถือ
Abbie
2-จดหมายตอบกลับการยืนยันจากผู้ขาย(Comfirming letter)

Dear K.Abbie
Good afternoon. How have you been?

According to your email, we have the same understanding about the order. We are preparing this and it will be delivered to you on 20 May 2010 early morning.

We are sure that the goods will be sent to you with good care.

Best regards
Thakkie Devi
Plant manager
110 Moo4 T.Banlamung A.Banlamung Chonburi
Tel : 038 234534
Fax : 038 234534
Email : thakkie@mmmt.com
http://www.mmmt.com

ความหมาย
เรียนคุณ Abbie
จากอีเมลล์ของคุณ รายการสิ้นค้าและจำนวนทุกอย่างเป็นไปตามนั้น เรากำลังเร่งผลิตให้และจะจัดส่งในวันที่ 20 พฤษภาคม 2010 เช้าตรู่
ขอให้มั่นใจว่าเราจะจัดส่งและจัดการสินค้าเป็นอย่างดี

ด้วยความนับถือ
Thakkie
3-จดหมายร้องเรียนจากลูกค้า(Complaint letter)
Dear K.Thakkie
Thank you very much for your deliver. We recieved them on time but there is just a small problem that we would like to inform you. There are some dirty on the goods and this becomes our extra process to clean before our next process.

This is just a small problem but it is not expected to happen here so we would like you to add more process or find some ways to make sure that the products are cleen enough before packing and sending out to us.

We also want to know your action in report. It would be great if you could finish it very soon. We hope you can seek a good way to solve the problem .

Best regards

Abbie Goda
Managing Director
11/63 Moo4 T.Banlamung A.Banlamung Chonburi
Tel : 038 234567
Fax : 038 234567
Email : abbie@kkt.com
http://www.kkt.com

ความหมาย
เรียนคุณ Thakkie
ขอบคุณมากสำหรับการส่งมอบ เราได้รับสินค้าทั้งหมดตามเวลาที่ตกลงไว้ แต่เราพบปัญหานิดหน่อยในตัวสินค้า เราพบมีสิ่งสกปรกบนตัวสินค้าซึ่งเราทำให้เราต้องเพิ่มขบวนการในการทำความสะอาดในส่วนการผลิตของเราตอนนี้

มันเป็นปัญหาเล็กๆก็จริงแต่เราก็ไม่อยากให้มันเกิดขึ้น ดังนั้นเราจึงอยากให้ทางคุณหาวิธีการหรือเพิ่มขบวนการในการตรวจสอบชิ้นงานก่อนจะบรรจุและส่งให้เรา

เราอยากจะขอรายงานการแก้ไขจากทางคุณด้วยและจะดีมากถ้าคุณสามารถแก้ปัญหานี้อย่างเร่งด่วน
เราหวังอย่างยิ่งว่าทางคุณจะสามารถหาแนวทางที่เหมาะสมในการแก้ปัญหาได้

ด้วยความเคารพ
Abbie
4-จดหมายร้องเรียนจากลูกค้า(Complaint letter)

Dear K.Abbie
Thank you very much for your email. And we would like to say sorry and apologise for our mistake. This should not have happened and should have been rechecked before delivered.

Thank you again for your suggestion. We are having a meeting to seek the way to end this problem. We will inform you one more time soon about our action on this.

If you don't mind, we can send some of our people to help you sort out and clean the goods. If you are ok with this, we will go to your place today afternoon.
I have to say so sorry about this one more time.

Best regards
Thakkie Devi
Plant manager
110 Moo4 T.Banlamung A.Banlamung Chonburi
Tel : 038 234534
Fax : 038 234534
Email : thakkie@mmmt.com
http://www.mmmt.com

ความหมาย
เรียนคุณ Abbie
ขอบคุณมากสำหรับอีเมลล์ของคุณ และเราอยากจะขอโทษ(อย่างแรง)เกี่ยวกับความผิดพลาดจากเรา มันไม่ควรเกิดเรื่องแบบนี้และสินค้าควรจะได้รับการตรวจสอบอีกครั้งก่อนนำส่งลูกค้า

ขอบคุณอีกครั้งสำหรับคำแนะนำจากคุณ เรากำลังเรียกประชุมเพื่อหาแนวทางป้องกันและแก้ไขต่อไป และเราจะแจ้งคุณกลับไปอีกครั้งเกี่ยวกับแนวทางการแก้ไขของเรา

ถ้าเป็นไปได้ เราขอรับผิดชอบส่งคนของเราเข้าไปช่วยจัดการเรื่องนี้เพื่อไม่ให้มีผลกระทบต่อระบบการผลิตของคุณ
ถ้าคุณไม่มีปัญหาเราจะจัดส่งไปหลังเที่ยงวันนี้เลย

เราต้องขอโทษอีกครั้ง

ด้วยความเคารพ
Thakkie